Как строительному бизнесу перестать терять деньги на заправках техники

В строительном бизнесе рентабельность проекта складывается из сотен деталей. Любой просчет в логистике или снабжении моментально превращается в финансовые потери и срыв сроков. И одна из самых «серых» и трудноуправляемых зон — это обеспечение топливом парка спецтехники и грузового транспорта.

Когда на нескольких объектах одновременно работают экскаваторы, бульдозеры, самосвалы и краны, процесс их заправки превращается в хаос. Водители получают наличные, привозят разрозненные чеки с разных АЗС, а бухгалтерия пытается свести все это воедино уже постфактум. Контролировать реальный расход в таких условиях практически невозможно.

Скрытые издержки на стройплощадке

Проблема не только в растущих ценах на дизель. Основные убытки генерируются внутри компании из-за отсутствия прозрачной системы учета. Грамотная оптимизация транспортных расходов в строительстве начинается с признания того факта, что без контроля деньги буквально утекают из топливных баков.

Эта проблема имеет несколько составляющих, знакомых каждому руководителю строительной фирмы. Речь идет о давно известных схемах, которые процветают при «наличной» схеме оплаты:

• покупка «левых» чеков для отчетности;

• слив части оплаченного топлива для личных нужд или перепродажи;

• заправка личного транспорта за счет компании;

• нецелевое использование техники в рабочее время.

Помимо очевидного воровства, хаотичная система заправок ведет к простоям дорогостоящей техники и усложняет логистику. Бухгалтерия же тратит десятки часов на ручную обработку первичных документов, что повышает риск ошибок и проблем с возмещением НДС.

От хаоса к централизованному управлению

Решение этой застарелой проблемы лежит в переходе от архаичной системы «выдал наличные — получил чек» к современным цифровым инструментам. И ключевым элементом здесь становятся топливные карты для юридических лиц, разработанные специально для бизнеса. Это не просто средство платежа, а гибкая система управления, которая переносит контроль в руки руководителя.

Функционал таких карт позволяет создать для каждого водителя или единицы техники свой собственный, четко очерченный сценарий работы. Например, в личном кабинете можно установить жесткие лимиты: для экскаватора — только дизельное топливо, 100 литров в сутки, заправка разрешена только в рабочие дни. Для прораба на служебном легковом автомобиле — бензин АИ-95, с лимитом на месяц. Чтобы в деталях понять, как это работает, можно ознакомиться с топливной картой на сайте liotec.ru и увидеть весь инструментарий личного кабинета.

Каждая операция мгновенно фиксируется в системе. Руководитель видит, где, когда и на какую сумму заправился каждый автомобиль. Это полностью исключает махинации и дает ясную картину расходов в режиме реального времени. А широкая сеть из 15 000 АЗС-партнеров гарантирует, что техника не останется без топлива даже на удаленных объектах.

Прямой экономический эффект

Внедрение топливных карт — это не дополнительные расходы, а прямая инвестиция в финансовую стабильность компании. Эффект от их использования проявляется сразу по нескольким направлениям и легко просчитывается в денежном выражении.

Переход на единую систему дает строительному бизнесу комплексные преимущества. Главные из них можно свести к следующему списку:

• автоматический возврат 20% НДС со всех топливных расходов;

• скидки на топливо от поставщиков и партнеров сети;

• полная прозрачность и исключение нецелевых трат;

• упрощение работы бухгалтерии за счет единого пакета документов.

В совокупности эти факторы обеспечивают существенную экономию на топливе — до 35% от первоначального бюджета. Для строительной компании с большим парком техники это означает высвобождение миллионов рублей в год, которые можно реинвестировать в развитие, закупку нового оборудования или премирование сотрудников.